在日復一日的工作下，是不是有種「每天都要加班」、「為什麼事情都做不完」的壓迫感？

你很認真，花很多時間在工作上，但又忍不住陷入常態性加班，沒辦法把所有事情都處理得很完善，常常把自己搞得焦頭爛額，卻發現最後自己的努力是半完成品。

事實上我自己的事情也的確永遠都做不完，漸漸懂得在工作與生活之間尋求平衡的我，發現事情做不完沒關係，但擁有長遠的目標決定好先後順序，把負責的部分先做好，與其製造太多半成品，不如給自己一個完整的作品呈現。

身旁的管理階級朋友們，總是可以明確地訂定出目標、先後順序，為自己的繁雜工作量中找出解套方法，事情做不完是絕對的，但把事情做好並非不可能的任務，專業的工作者除了善用時間管理，更要學習處理事情的優先順序。

工作時間長，不等於效率好。

分享我與我的管理階級朋友們，是如何在龐大的工作量中尋找解套的方法，找出最高效率的生產力，讓我們聰明工作也聰明生活。


法則一：一開機先別開始清理信箱，先標記重要的信件列出重要順序



大多數人習慣一早打開電腦，會習慣先去看信箱，再一一把信件清空，但其實信件是要花很多時間與心思處理，如果全部回覆完，可能一個早上的時間都會耗在處理信件上。

大企業家、CEO們通常會先「大致瀏覽過信件主旨」再篩選出哪些是比較緊急、重要的信件先回覆，其他的可以等到零碎時間再依序處理。



我自己的習慣是會按照緊急程度，依星號區分回覆e-mail的順序，順便提醒自己還有哪些事情沒有處理完畢。其他沒有那麼緊急的，會利用搭計程車、工作空檔回覆，讓清空信箱這項重大任務分段進行。

至於最近習慣隨身攜帶SAMSUNG的平板及Microsoft的萬用折疊式鍵盤，陪我到處工作。

法則二：行程以「分鐘」為單位，精準掌握生活



對事業上越成功的人士來說，每分每秒的運用都極為珍貴，一天有24小時，等於一天有1440分鐘可以靈活運用。

相較於一般人會以半小時、一小時安排行程，成功人士習慣以「分鐘」為單位精準控制行程，雖然行程表上可能會密密麻麻，但正是因為小心地花用每一分鐘，一天才能創造最高的生產值，也能更精準地掌握生活。

法則三：放棄先做簡單的事，先從困難的開始著手



這點我知道很難。

你是不是翻開待辦事項，會先挑比較簡單、容易的事情做呢？做完後才發現許多困難的任務正等著你，不僅失去做事的動力外，也會拖延到下班時間。成功人士通常會先從困難的開始著手，之後做簡單的事情就能加快腳步，也能以比較輕鬆的心情面對。



最近正開始處理時裝周的前置作業，從提企劃、做簡報、訂機票安排等等都需要在兩個月前就開始構思內容，對我來說是比較花時間與心力的，所以我會每天會安排一點進度，慢慢的將心目中最好的時裝週計劃呈現。

走到哪，企劃到哪。被身邊的管理階級好友們詢問爆表的Microsoft萬用折疊式鍵盤，大家覺得這實在太方便，解決用手機打字太慢或是攜帶電腦太重的煩惱。可以隨時利用等待等待會議時間、午休時間或是任何的空檔，完成手邊困難的工作。

像我開始企劃接下來的時裝週行程，萬用攜帶的鍵盤像是真正的電腦鍵盤般快速靈敏，一開始需要花一點點時間習慣鍵盤的配置，但差不多一小時後立即上手，省下我一個字一個字在平板打或是用SIRI跟手機奮鬥的時間。



做企劃需要源源不絕的靈感與想法，在工作室待久了想出去透透氣時，會隨意選一間咖啡廳工作轉換心情，從來來往往的人群中獲得更多觀點。



將鍵盤折起來後就能輕鬆地放進包包裡，輕薄不佔空間

輕巧的平板與折疊式鍵盤組合後馬上變成一台簡易筆電，將它摺疊後完全看不出是一台鍵盤，如此輕薄的外型，甚至可以放到男士的口袋裡（笑）



將電充滿後大約兩～三個月充一次電即可，非常省電的功能成為我出去工作、開會必備的3C法寶，最近忙著開會、跑行程，再艱難的任務有它陪伴我左右。簡易快速充電，能直接連到電腦充電，不必再多攜帶插頭，非常便利。



對常在外面奔波的我，最輕量的組合：一個公事包的大小就能輕鬆容納，讓女性以最優雅的姿態俐落地處理好大小事，以最有效率的方式增加生產力。
這完美的攜帶型鍵盤真的太適合我了（笑）

法則四：列出待辦清單還不夠，列出事情的順序更重要



把尚未完成的事情列在待辦清單中應該是很多上班族的習慣，但將這些事項條列式只是發揮「提醒」的功能，並不能讓我們更有效率的完成。

不妨參考成功人士的建議：將待辦事項條列後，再依事情的輕重緩急列出順序，會更有組織性。



以前都用手機直接建立代辦事項的我，打字速度不及電腦來的快，又很容易打錯。直接用Microsoft折疊式鍵盤取代手機輸入，讓待辦事項能更快速地完成。

Click Click. 一鍵一鍵敲在鍵盤上，跟筆電一樣輕快有感，能更有效率地處理工作。

如何連線？

這台microsoft鍵盤從IOS、Android、Windows都能使用，用非常簡易的藍芽連線方式。我的平板是samsung的，只要是Android跟Ｗindows都是從左上角第二個二按鍵連線，長按三秒後，藍牙就會開啟，再從平板選取「universalfoldablekb」，就連線成功了。





IOS連線方式：在鍵盤右上方有個循環OS的符號是專門連iphone、ipad等IOS系統的藍牙鍵，打開鍵盤的藍牙後，在iphone藍牙裝置搜尋「universalfoldablekb」，輕輕鬆鬆就連線完成。



一邊打字一邊與手機完全同步的感覺很過癮（笑）

撰寫待辦事項同時、火速回覆重要打星號的e-mail，不必一定要在工作室或攜帶電腦，帶著這台無敵迷你Ｍicrosoft鍵盤，有手機的地方，隨處都是我的工作室（笑）



時髦簡約的外型，可攜帶摺疊的設計，加上防潑水的功能，絕對可以被列為商務人士的重要3C備品之一。



排列好待辦事項的先後順序後，再一一花時間將它們 KO，是我感到最有成就感的時刻之一。

法則五：放棄一個人單打獨鬥，學會與你的團隊交流情報



自己走路，走得快 ; 一群人走路，走得遠。

自己只有一個人的力量，思想會侷限 ; 但每個人都有各自擅長的領域，對同一件事情的看法也會不同。每個禮拜一我們團隊都會利用早上的時間開週會，互相「交流」最近看到的有趣事物，或值得分享的故事，藉由大家一起思考，激盪出更多不同的想法。



腦力激盪過後的團隊想法，可以看到更全盤的面向，產生出來的經驗值更值得考驗。

開會的時候，資訊同步非常重要，Ｍicrosoft折疊式鍵盤能一次連上兩台裝置，隨時都能整理會議中討論的重點。

很幸運的我現在不是單打獨鬥的狀態，而是有一個很棒的團隊一起努力著，在未來的路上，能一起相互扶持並一起成長。

遵守80/20的高效率法則



What is the 80/20 rules?

80/20法則是很多企業家都會遵循的高效率法則：80％的成果是由20%的投入產生，人們應該把時間花在最重要的20%上。

花最少的力氣，得到最大的結果，不要再追求無關緊要的目標，努力完成最重要的那20%事情後，它便會帶來80%的成果，無形之中達到最大的效益。

舉例來說：許多創業家想要親自完成所有的工作，從修理水龍頭到整理公司大小事，總是認為自己有能力完成就親自完成，但完成這些工作後，平均下來其實也才為自己賺小小的錢，而忘記自己其實可以把那些時間用來思考如何帶領公司，或是研究競爭品牌等。



我也正在學習如何運用80/20法則在工作上，把注意力更放在最重要的20%裡，一步一步帶領著團隊。例如正在製作簡報，教大家如何在開會的過程中，學習將生活大小事用更有條理的方式呈現表達，訓練邏輯的思考及歸納的能力。

從今天開始，調整一下工作習慣，你不是做得不夠多，更是可以用更好的方式，來迎接充滿生產力的每一天。